Manual Módulo TPV/ERP v5

Manual Módulo TPV/ERP v5

Contents

Información básica:

Agiliza el proceso de venta y añade la funcionalidad necesaria para convertir tu PrestaShop en un sencillo pero completo ERP. El módulo crea clientes, direcciones, carritos, pedidos, devoluciones y vales de descuento de la misma manera que PrestaShop por lo que es compatible con el máximo número de instalaciones, además si no te interesa puedes desinstalarlo y los pedidos seguirán funcionando.

Compatible con estos accesorios:

  • Pantalla táctil
  • Pistola lectora de códigos de barra (EAN13)
  • Impresora de tickets/facturas
  • Impresora de etiquetas
  • Cajón de caja registradora

Funcionalidades PrestaShop soportadas:

  • Entorno multitienda de Prestashop. Si tienes más de una tienda física.
  • Gestión avanzada de stock en la modalidad de almacén y un almacén por tienda.
  • Compatible con módulos estándar de PrestaShop. Por ejemplo el módulo de fidelización de clientes.
  • Internacionalización. Puedes modificar los textos que necesites.
  • El módulo utiliza la moneda y idioma e impuestos para el país seleccionado como por defecto de la tienda.
  • Usa plantillas de PrestaShop. Si es necesario puedes ajustarlo aún más a la imagen de tu tienda.

Coste del módulo y tipo de licencia:

El módulo se paga una sola vez incluye todas las actualizaciones menores dentro de la versión que adquieres, así como la resolución de bugs que puedan aparecer. No es necesario pagar ningún cargo cada año, si no es para adquirir una versión del módulo superior, cambio de dominios, etc. El coste del módulo es el que figure en la web de venta del mismo https://www.dejavu.es/modulo_tpv_prestashop/

A tener en cuenta:

El módulo se conecta con nuestro servidor de licencias cada cierto tiempo para verificar que la licencia sigue activa. Tu alojamiento debe permitir esa conexión para que la actualización de la licencia sea automática. La licencia es solo válida para el dominio donde se contrate la licencia. Si es necesario puedes solicitarnos un cambió de dominio (ver condiciones). El módulo no funciona en entornos “localhost”, es necesario tener un dominio válido para la validación de la licencia.

1. Instalación del módulo

Durante la instalación el módulo crea un cliente genérico llamado clientetpv@nombre-dominio (en entornos multitienda uno por tienda) y dos estados de pedido. Este cliente, la dirección asociada al mismo y los estados no se deben eliminar nunca, todos los pedidos por defecto irán asignados a este cliente con esos estados. El módulo se instala como cualquier módulo PrestaShop. Para ello accede al apartado Módulos del BackOffice de PrestaShop y haz click en “Añadir nuevo módulo”.

Te aparecerá un formulario para seleccionar el archivo y subirlo. Selecciona el archivo .zip que te hemos mandado y haz click en “Subir este módulo”.

Una vez subido el archivo te conducirá a una página similar a esta con el módulo pendiente de ser instalado. Haz click en “Instalar”.

y PrestaShop te mostrará este aviso. Al ser un módulo que no se distribuye mediante la tienda de addons de PrestaShop, no puede ser verificado y por eso sale ese mensaje. Haz click en “Seguir con la instalación”

1.1 Solución de problemas durante la instalación

Instalación gratuita
La instalación del módulo es gratuita, así que si tienes problemas y nos proporcionas acceso te lo dejamos instalado. Mándanos un correo a soporte@dejavu.es indicándonos los datos de acceso al backoffice (dirección, usuario y contraseña).

1.1.1 Aparece información de depuración por pantalla

Si al instalar el módulo ves que se muestra por pantalla cosas como “Notice: Trying to get property…” o “Notice: Undefined index” o “Warning: join(): Invalid arguments passed…” etc muchas veces, significa que tienes activada la depuración de avisos por pantalla. Esto es un amala configuración y en entornos de producción nunca debe tenerse de esta manera ya que se podría mostrar información confidencial públicamente.

Cambia esta configuración accediendo al Panel de control de tu alojamiento y configúralo para que se guarde en un archivo de registro. Después vuelve a intentar la instalación.

Existen diferentes modos de desactivar la depuración por pantalla. Pregunta a tu empresa de hosting o consulta nuestro anexo con más FAQs

2. Activar licencia

2.1 Solicitud de la licencia trial

Cualquier instalación en un dominio nuevo tiene automáticamente opción de disfrutar de un trial de 7 dias. Pasado este tiempo el modulo deja de funcionar si no se adquiere una licencia sin limite.

ACTUALIZAR

Después de la instalación, en el listado de comprobaciones, la única que debe estar con el aspa en roja es la de la licencia, porque todavía no la hemos solicitado.

Existen 2 opciones de licencia, la trial de 7 días o la indefinida “sin límite”.

Solicitar licencia trial

Para descargar la licencia trial, debemos rellenar el Nombre, el Email, aceptar las condiciones generales y pinchar sobre el botón “Descargar licencia”.

Solicitar licencia sin límite

Los pasos para descargarnos la licencia sin limite son los mismos, solo que previamente debemos haber pinchado en “Comprar una licencia sin limite” y seguir los pasos hasta realizar la compra de la misma. Una vez abonada la licencia sin limite, al pinchar en “Descargar licencia” el sistema lo detectará en vez de descargarse la de 7 dias, te asignará la indefinida.

La validación de la licencia sin limite o indefinida se realiza varias veces al año y requiere que el servidor donde este instalado esté conectado a internet y tenga habilitado la conexión hacia afuera del puerto 80.

En caso de no tener habilitado esta conexión hacia afuera del puerto 80 la única alternativa es introducir manualmente la licencia que os iremos enviando por email cada cierto tiempo. Es un método más tedioso y recomendamos solicitar al proveedor de hosting que habilte el puerto para realizar esta tarea de manera automática y transparente para el usuario.

Para meter la licencia manualmente debes de rellenar estos campos de la imagen inferior:

3. Configuración módulo

Cuando el módulo esta correctamente instalado, aparecerá en el menú izquierdo un menú como este:

Lo primero es configurar el módulo, para ello pinchamos en el menu de “Configuración” para configurar los siguientes campos.

“Tipo de selección de producto”
  • Automático: si usamos pistola lectora de códigos de barras.
  • Manual: si queremos escribir manualmente la referencia o nombre y que el sistema nos vaya autocompletando.
“Modo de creación de pedidos/facturas en TPV Caja”
  • Compra: Si quieres que se genere siempre factura automáticamente en cada pedido. Es independiente la imprimas o no, la factura se genera y lleva la numeración propia que haya asignado Prestashop.
    • En este modo de “Compra” tienes la opción de generar una Factura simplificada (antiguo ticket) que es una factura normal y que mantiene la numeración de factura que le corresponda con ese pedido.
    • La factura simplificada se suele entregar en caja a los usuarios que no están registrados como clientes en Prestashop, y que por defecto la venta se asigna al “Cliente genérico” que instala el módulo. En estos casos es cuando se suele entregas en caja la “Factura simplificada”. En estos casos Prestashop ha generado una factura normal igualmente con los datos del cliente genérico.
  • Presupuesto: Si solo quieres generar un justificante de la compra o ticket y el pedido se quede en un estado prestashop que no genera factura automáticamente, y solo se generará factura Prestashop cuando pinches en “crear factura” tras cada pedido.
    En modo “Presupuesto” no existe factura simplificada. Solo ticket (sin validez contable) y factura normal Prestashop.

“Usar empleados del backoffice de Prestashop como dependientes”

Si marcamos “Si” el listado de dependientes será el definido en empleados del prestashop y por defecto aparecerá seleccionado el que este logado en el backoffice en ese momento. Se podrá modificar en cada pedido manualmente si se quiere cambiar.

Si marcamos “No” el listado de dependientes que aparece en la pantalla del POS serán los que aparezcan en el siguiente campo de “lista de dependientes” y no aparecerá ninguno por defecto.

“Lista de Dependientes”

Escribiremos los dependientes que se seleccionará en cada pedido para que figure en el ticket y factura de quién atendió el pedido.
Los nombres irán separados por comas: Ej: Pepe,Luis, Ana
Esta opción solo se utiliza si has marcado “No” en la configuración anterior.

“Cabecera tickets”

Texto personalizado que se quiera aparezca en la cabecera del ticket.
Las cabecera de ticket se puede configurar individualmente para los tickets de “Compra”, “devolución” y “ticket regalo”

“Pie tickets”

Texto personalizado que se quiera aparezca en pie del ticket.
El pie de ticket se puede configurar individualmente para los tickets de “Compra”, “devolución” y “ticket regalo”

3.1 Otras personalizaciones

4. Pedidos / Punto de venta / POS

4.1 Pedidos

Para realizar ventas en tienda, utilizaremos la aplicación “Pedidos”, según se detalla el uso a continuación:

La imagen superior corresponde a la versión 5.0

ASIGNACIÓN DE CLIENTE

En primer lugar escogeremos el cliente del pedido, de tres maneras distintas:

La imagen superior corresponde a la versión 5.0

  • Asignando el pedido a un cliente existente: para ello introducimos en el buscador su nombre, teléfono, email, etc, y pulsamos el botón verde de “Añadir”
  • Asignando el pedido a un nuevo cliente: para ello pulsamos el botón naranja de “nuevo”, y rellenamos el formulario. Ningún campo es obligatorio, salvo el nombre y los apellidos
  • Asignando el pedido al cliente genérico: Si no queremos asignar el pedido a un cliente concreto, basta con dejar el campo cliente en blanco, y se asignará automáticamente al cliente genérico tienda. El sistema en la instalación creará un cliente ficticio al que le asignará todos los clientes realizados en tienda sin identificar.
BÚSQUEDA DE PRODUCTOS

Para añadir productos al pedido, insertaremos su nombre, referencia o EAN en la caja de búsqueda. El producto se añadirá automáticamente al pedido, como una linea nueva.

Si tienes pistola lectora de códigos de barras, podrás leer el EAN13 de la etiqueta del producto y automáticamente seleccionar el producto en el pedido.

LÍNEAS DE PEDIDO

A medida que vayamos añadiendo productos al pedido, se irán generando distintas líneas por producto. Estas líneas contemplan la imagen, nombre, ref. PVP, stock, cantidad (editable), total por línea, iva, descuento a aplicar
por línea (editable), y botón de eliminar.

DESCUENTOS

El módulo permite hacer descuentos por producto y descuento global al pedido. El descuento podrá ser tanto en porcentaje (poniendo el símbolo %) como por cantidad fija a descontar.
Tanto los los descuentos introducidos en cada línea de pedido, como el introducido en el desglose, son globales al pedido y una vez introducidos no se podrán deshacer. El descuento se va acumulando en “Total Descuentos”.
Los descuentos internamente se almacenan como vales con el nombre de “Descuento en caja”. Cada descuento concreto a cada producto en linea llevara su vale, y si se hace un descuento global al pedido, se creará otro vale
más.

En el campo para introducir el descuento, también se pueden introducir “vales de descuento”. Estos solo se aplicarán si cumplen las reglas en las que se aplica dicho vale (cliente, productos, etc)

CALCULADORA DE PAGO

En la calculadora de pago añadiremos la cantidad entregada por el cliente (solo si la forma de pago es en efectivo),
y pulsaremos el botón verde de añadir al desglose. En este desglose se indicará la cantidad de cambio a devolver
al cliente.

DESGLOSE DE PEDIDO

En el desglose de pedido se muestran los siguientes valores:

  • Subtotal neto
  • Cantidad de IVA
  • Total IVA incluido
  • Descuento en porcentaje o importe, a aplicar a todo el pedido, en este campo se pueden meter “vales de descuento”
  • Total a pagar
  • Entregado desde la calculadora, solo en el caso de forma de pago en efectivo
  • Cambio a devolver
FINALIZACIÓN DE PEDIDO

Para finalizar el pedido, hay que seleccionar los siguientes valores:

  • Notas: Las Notas se almacenan como mensajes del pedido. Visibles en el área de “Servicio al cliente”. Más explicación debajo.
  • Atendido por: dependiente que ha realizado la venta
  • Forma de pago: Efectivo, tarjeta, transferencia
  • Tipo de venta: Compra en tienda o Devolución (Para más explicación sobre devoluciones, ver sección Devoluciones”
CANJEAR VALES DESCUENTO

En el campo “descuento en pedido” se podrá meter el código de un vale de descuento válido para ser aplicado en el pedido.

4.2 Devoluciones

El sistema permite realizar una o varias devoluciones de los productos comprados en un pedido, el sistema ira recordando cuantos se han devuelto ya y no permitirá devolver nunca más de los que inicialmente se compraron.

Las devoluciones reintegran los productos al stock.

Nota
Nunca se debe cancelar por el gestor de pedidos Prestashop que previamente haya tenido devoluciones ya que volverá a reintegrar otra vez los productos al stock (luego se haría 2 veces)

Las devoluciones generan un ticket de devolución donde se queda indicado el producto devuelto, la persona que atendió, la cantidad devuelta y la forma de devolución.

Cuando devolvemos un producto podemos decidir el importe económico que queremos devolver y la forma de hacerlo. Para ello es necesario poner la cantidad que se quiere devolver en el teclado numérico de la izquierda. Si no se rellena ninguna cantidad el sistema entenderá que no se ha devuelto dinero alguno y en el caso de haber solicitado la devolución en forma de cupón, este se creará con valor 0. Por este motivo siempre es importante marcar la cantidad exacta que queremos devolver.

Nota
los descuentos que se hayan podido hacer en un pedido, no se tienen en cuenta de manera automática a la hora de hacer una devolución, luego será el empleado el que tendrá que descontar manualmente lo que considere devolver.

4.3 Proceso de devolución:

Pantalla Descripción
Pinchamos en el botón de devolución en la barra de menú superior
Introducimos el nº de pedido (viene en el ticket o factura)y pinchamos en “Hacer devolución” para recuperar el pedido sobre el que queremos hacer devoluciones.
En esta pantalla nos recupera el pedido original y nos permite indicar la cantidad de cada producto comprado que queremos devolver, asi como los ya devueltos previamente.
Ticket devolución Ticket Regalo

4. Balance de caja

La funcionalidad de balance de caja, permite ver al final del día los movimientos de caja y el número de ventas realizadas por tarjeta y en efectivo.

Apertura de caja diaria:

El balance de caja aparece estado cerrado al comenzar el día, y es necesario que un responsable de la tienda pinche en el botón de “Abrir” para proceder a la apertura de la caja de ese día.

La caja se abrirá con la cantidad reservada del día anterior en el apartado de “Fondo Caja”.

La apertura de caja solo se puede realizar una vez cada día, si se realiza el cierre, no se podrá abrir hasta el día siguiente por la funcionalidad del módulo. Para abrir la caja el mismo día por error o necesidad, consultar el apartado “Apertura de caja no automática” mas abajo.

Cierre de caja diaria:

Al final del día tendremos la cantidad cobrada por cada método de pago para hacer las comprobaciones necesarias.

Siempre antes del cierre de caja deberemos indicar el dinero en metálico que vamos a dejar en caja, para la apertura del día siguiente.

Uso balance de caja

Movimientos de caja
Para mantener la caja actualizada en todo momento y que al cerrarla nos cuadre, deberemos de anotar todas las entradas
y salidas de dinero que sean manuales, no asociadas a pedidos.
Por ejemplo: si abrimos la caja para coger 20€ para desayunar, deberemos de anotarlo para que la caja cuadre en todo
momento.

En cada movimiento se deberá seleccionar el tipo, si es de entrada o de salida, el dependiente que lo realiza, la cantidad y
una pequeña descripción para ayudarnos a recordar.

Total Efectivo
Es el dinero en metálico que debe de haber en la caja en cada momento en efectivo.

Calculadora BILLETES/MONEDAS
Esta herramienta nos permite indicar la cantidad de cada billete o moneda que hay en la caja, y nos realizará la suma para
ver si cuadra con el “Total Cierre”. El uso de esta herramienta es totalmente opcional.

Apertura de caja no automática:

Si por error hemos cerrado la caja cuando no debíamos y queremos volver a abrirla, tenemos que añadir en la url (barra de dirección) al final del todo el parámetro “&reopen”, justo detras del código de token y pulsar enter.

Ej: www.midominio.com/index.php?controller=AdminDjvAppTpvCashbalance&token=xxxxxxxxxxxx&reopen

Copia reporte cierre balance de caja

Puedes imprimir el balance de caja, accediendo por ftp a la carpeta /upload y buscar el fichero de este tipo por la fecha
deseada: upload/cashbalance_2016-07-08_1_7a1e9786.html

5. Reposición de stock

Este apartado del módulo cubre tres funcionalidades muy necesarias en tienda física:

  1. Códigos EAN13
  2. Etiquetado
  3. Reposición de stock.

Códigos EAN13

Botón “Generar código EAN13”
En esta opción nos genera un código EAN13 válido para ser introducido manualmente en cualquier producto o combinación para poder identificarlo individualmente y generar la etiqueta con el código de barras correspondiente.

Cada vez que el código EAN13 que nos muestra sea utilizado en algún producto del catálogo, al volver a este apartado nos generará uno nuevo.

Botón “Rellenar automáticamente los códigos EAN13 de cada referencia”
Este botón nos permite de manera automática rellenar todo nuestro catálogo con códigos EAN13 privados válidos, sin tener que ir manualmente generando e incluyendo uno a uno.

No validos para Amazon, Shopping o Ebay
Los código EAN13 que generamos son válidos para ser utilizados para uso privado, dentro de almacenes propios. No son válidos para subir productos a marketplace tipo Amazon, google Shopping o Ebay.

Siempre recomendamos que si el producto tiene un código EAN13 proporcionado por el fabricante se utilice dicho código y no uno privado generado por el módulo.

Etiquetado

Prestashop, por defecto, gestiona códigos EAN13 pero solo los maneja como información y no genera etiquetas. Nuestro módulo genera etiquetas con el código de barras para que puedas utilizar una pistola en el apartado de pedidos y para la reposición de stock.

Para el correcto funcionamiento del módulo con códigos de barras cada referencia (producto sin combinaciones o cada combinación de un producto) debe tener un código EAN13. Si trabajas con productos que no tienen códigos de barras el módulo puede autorrellenar este campo para todas las referencias cón códigos válidos de rango privado (los adecuados para el uso interno de las tiendas) que luego generarán etiquetas correctas (ver apartado anterior de códigos EAN13)

Para generar las etiquetas, iremos seleccionando/buscando los productos con la combinación que queremos generar etiqueta, activaremos el selector “GENERAR ETIQUETAS EAN13” y pincharemos en “enviar”

El módulo genera un pdf con una etiqueta por página para ser impresa con una impresora de etiquetas.

Prestashop 1.7
En Prestashop 1.7 para imprimir las etiquetas es necesario cambiar una constante de la libreria de PDF que viene deshabilitada por defecto.
/tcpdf/config/tcpdf_config.php <- en la línea 213
define(‘K_TCPDF_CALLS_IN_HTML’, false);
Cambiarla por:
define(‘K_TCPDF_CALLS_IN_HTML’, true);

Reposición de Stock

El módulo incluye una facilidad de reposición de stock masiva que permite añadir stock sin tener que ir producto por producto (ya sea en la ficha o en gestión de almacén). Además puedes generar un albarán para compararlo con el que te mande tu proveedor.

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Dado que lo que se busca es simplificar la reposición en esta versión no permitimos introducir el coste del producto ni escoger el almacén. Si estás utilizando el control avanzado de stock el producto se introducirá en el almacen por defecto de la tienda seleccionada.

6. Tickets

En esta versión estrenamos un nuevo apartado que permite recuperar los tickets de ventas, tickets regalos, facturas y tickets de devolución simplificando en gran medida el servicio post-venta.

En esta apartado aparece el listado de compras realizadas, una vez buscada la operación que queramos recuperar, pinchamos sobre ella y nos aparecerá una pantalla como la siguiente para imprimir de nuevo lo que necesitemos:

Nota
A partir de la version 5.18 del módulo, existe la posibilidad de guardar una copia de cada ticket en la carpeta /upload
Para activar esta opción es necesario ejecutar esta consulta en la base de datos, ya que no existe opción por el interfaz del backoffice del módulo.
Asegurate que el prefijo de la instalación de PrestaShop es ‘ps_’ y si no cambialo por el que tengas en tu instalación.
INSERT INTO ps_configuration VALUES (NULL, NULL, NULL, ‘DJVAPPTPV_TICKETS_SAVE’, 1, NOW(), NOW())

7. Actualizar el módulo

Las actualizaciones dentro de una misma versión son gratuitas, estas actualizaciones corrigen pequeños errores o errores de seguridad.

Para actualizar dentro de la misma versión sigue estos pasos:

  • Realiza un backup de la web, esto es necesario para que puedas volver a tener una web funcional en el caso de que algo no funcione correctamente.
  • Accede al apartado de módulos dentro del backoffice de Prestashop.
  • Sin desinstalar el módulo que ya tienes, haz click arriba a la derecha en Añadir un nuevo módulo y escoge el archivo zip (p.e.: djvapptpv_v5.0.0xx.zip) para volver a instalarlo.
  • Verifica que se ha actualizado el mensaje de versión y que coincide con el del archivo

Para las actualizaciones de cambio de versión es posible que sea necesario desinstalar y reinstalar el módulo, además de comprar la actualización de licencia pinchando Aquí.